Een jaarabonnement, een verzekeringspremie of een onderhoudscontract komt in één factuur, maar de kosten horen bij twaalf maanden. InvoiceStack leest de periode van de factuur en zet de verdeling bij het concept in Visma eAccounting. Visma maakt daarna zelf de maandboekingen, via een tussenrekening.
InvoiceStack maakt zelf geen memoriaalboeking. En een verdeelde factuur komt altijd op let op: doorboeken blijft een klik van een mens.
Kosten die je in de ene periode betaalt of gefactureerd krijgt, maar die bij een andere periode horen.
Vooruitbetaald: een verzekeringspremie voor het hele jaar, huur voor een kwartaal vooruit, een softwareabonnement. Een jaarlicentie van € 1.200 die in november binnenkomt, hoort voor € 100 bij elke maand die ze dekt. Of andersom, nog te betalen: de energierekening over december die pas in januari komt.
Voor de jaarafsluiting gaat het om de jaargrens: wat in dit jaar betaald is maar bij volgend jaar hoort, staat op 31 december op de balans als overlopend actief. Wie maand- of kwartaalcijfers maakt, wil het ook binnen het jaar goed hebben. Anders heeft november een piek en de rest van het jaar een gat. In Visma eAccounting heet dat verdelen: op een inkoopfactuur kies je Acties, Verdeel.
Met de functie Verdelen van Visma eAccounting zelf. InvoiceStack zet de verdeling bij het concept; Visma maakt de maandboekingen.
Staat er een periode op de factuur, zoals "01-01-2027 t/m 31-12-2027" of "jaarlicentie 2027", dan gaat met het concept een verdeling mee: de tussenrekening van de klant, de eerste maand en het aantal maanden. Verdeeld wordt het bedrag exclusief btw; de btw hoort bij het tijdvak van de factuur.
Boekt een mens de factuur door, dan zet Visma het verdeelde bedrag van de kostenrekening naar de tussenrekening en bereidt het een boeking per maand voor die het terugzet. Die maandboekingen boek je in Visma zelf, als Visma meldt dat de volgende aan de beurt is.
Na het klaarzetten leest InvoiceStack terug of de verdeling echt bij het concept staat. Staat hij er niet, dan blijft het concept staan en komt er een let op bij: verdeel hem dan in Visma zelf.
Alleen als je kantoor het aanzet, boven een drempel, en als de factuur zelf een periode noemt.
Verdelen staat standaard uit. Je kantoor zet het aan, per kantoor of per klant, met de tussenrekening uit het rekeningschema van die klant en een drempelbedrag exclusief btw. Honderd euro over twaalf maanden verdelen is meer werk dan het waard is.
Niet verdeeld worden: een creditnota, een investering (die wordt afgeschreven), een periode van minder dan twee maanden zoals een maandtermijn van de 4e tot de 4e, en een periode die al voorbij is, zoals een correctie over vorige maanden. Begint de periode vóór de maand van de factuur, dan wordt alleen het deel vanaf die maand verdeeld; de rest staat meteen op de kosten. Met de instelling Ook voorbije maanden verdelen gaat de hele periode mee, ook de maanden die al geweest zijn. Visma zet daar dan boekingen klaar, dus kijk of die maanden nog open zijn.
Twijfelt het model over de periode, of zegt de regeltekst iets anders dan het model, dan verdeelt InvoiceStack niets en zegt het waarom. Dan kies je de verdeling zelf bij die factuur.
Was een eerdere factuur van dezelfde leverancier verdeeld, dan kijkt InvoiceStack ook onder de drempel. Zo wordt de premie van volgend jaar net zo geboekt als die van dit jaar.
Ja, als je per regel verdelen aanzet. Dan verdeelt InvoiceStack alleen de regels die bij de periode horen.
Een factuur met een jaarlicentie en eenmalige inrichtingskosten: de licentie wordt verdeeld over de twaalf maanden, de inrichting staat meteen op de kosten. Staat per regel uit, dan gaat de hele factuur mee in de verdeling.
Ja. Op het factuurscherm kies je de eerste maand en het aantal maanden, of zet je de verdeling uit, vóór het doorboeken.
De factuur gaat dan opnieuw door de controles, zonder dat hij opnieuw gelezen wordt, en het concept komt opnieuw in Visma. Jouw keuze blijft staan als de factuur later nog eens verwerkt wordt.
Per klant toont InvoiceStack de lopende verdelingen, met wat er op een datum nog op de tussenrekening hoort te staan.
Op het scherm Jaarlijsten staat per verdeling de leverancier, de periode, het bedrag per maand en hoeveel maanden voorbij zijn. Staat er in Visma meer op de tussenrekening, dan is er een maandboeking blijven liggen. Dezelfde lijst staat in de Excel van het jaarwerk, per 31 december, met per tussenrekening een balansspecificatie die aansluit op de balanspost. Daarin staat apart wat al doorgeboekt is, en dus op de balans hoort, en wat nog klaarstaat. Vul het saldo uit Visma in en je ziet meteen het verschil.
Daarnaast is er het jaarwerk voor de jaarafsluiting: wat nog te betalen is, wat vooruitbetaald is en wat je moet nalopen rond de jaargrens. Dat werkt ook bij klanten waar verdelen uit staat: dan haalt InvoiceStack de periode uit de regeltekst.
Zo is het jaarwerk ook een controle. Bij elke factuur met een periode staat of hij transitorisch geboekt is. Wat over een periode loopt maar in één keer op de kosten staat, zie je dus meteen, ook als het niet via InvoiceStack verdeeld is. Dan beslis je of je het bij de afsluiting nog overboekt, of dat het bedrag te klein is om je druk over te maken.
Het maakt geen memoriaalboekingen en boekt de maandboekingen niet zelf.
InvoiceStack zet de verdeling bij het concept. De maandboekingen maakt Visma, en die boek je in Visma. Een verdeling wijzigen nadat de factuur is doorgeboekt, doe je ook in Visma. En definitief boeken is altijd een klik van een mens, ook als alles groen is.
Nee. Verdelen staat standaard uit. Je kantoor zet het aan, per kantoor of per klant, met een tussenrekening en een drempelbedrag exclusief btw.
Nee. InvoiceStack zet de verdeling bij het concept in Visma eAccounting. Visma maakt de maandboekingen via de tussenrekening, en die boek je in Visma zelf.
Standaard wordt die niet verdeeld maar in één keer op de kosten geboekt. Begint de periode vóór de maand van de factuur, dan wordt alleen het deel vanaf die maand verdeeld. Wil je ook de maanden die al geweest zijn verdelen, zet dan Ook voorbije maanden verdelen aan.
Nee. Verdeeld wordt het bedrag exclusief btw. De btw hoort bij het tijdvak van de factuur.
Ja, vóór het doorboeken, op het factuurscherm: de eerste maand, het aantal maanden, of niet verdelen. Na het doorboeken pas je een verdeling aan in Visma.
Ja. Dan haalt InvoiceStack de periode uit de regeltekst, voor de lijsten nog te betalen, vooruitbetaald en nalopen. Bij elke factuur staat of hij transitorisch geboekt is. Zo zie je als controle welke kosten over een periode lopen maar in één keer op de kosten staan.
Op je eigen administraties. Een nieuw kantoor begint in droogloop: InvoiceStack zet niets klaar tot de beheerder dat bewust aanzet.