Vier stappen, waarvan jij de laatste doet

InvoiceStack wijzigt nooit zelf een rekeningnummer. Het IBAN bij de crediteur verandert alleen als iemand van jouw kantoor het overtypt van de factuur, per stuk, met naam en tijd in de audittrail. Nooit stilletjes, nooit in bulk.

Je kantoor stelt in of daar eerst verificatie bij de leverancier voor nodig is — bellen op een nummer dat je al had, niet op het nummer op deze factuur. Die eis staat standaard aan.

Ontbreekt het IBAN op de factuur of bij de crediteur, dan valt er niets te vergelijken en meldt InvoiceStack dat.

Verder: KvK-nummer, dubbele factuurnummers, of de btw bij een bekend tarief past, of Visma hetzelfde totaal las.

Elke bevinding staat met uitleg op het scherm, met de knoppen om hem op te lossen.

Elke factuur gaat integraal door dezelfde controles — niet een steekproef eruit — en alleen wat eruit springt komt bij een mens. Risicogericht, dus: niet minder controle, maar je aandacht naar de facturen waar iets aan de hand is in plaats van naar de driehonderd die in orde waren.

Waar het omslagpunt tussen die bakken ligt, stelt je kantoor zelf in: het grensbedrag, of een eerste factuur van een nieuwe crediteur langs een mens moet, en of er überhaupt al naar Visma geschreven wordt.

Bij elke factuur staat waaróm hij in die bak zit, met de bevinding erbij. Dat is meteen de onderbouwing van je keuze, en alles komt met naam en tijd in de audittrail.

Na het klaarzetten leest InvoiceStack terug wat Visma er werkelijk van gemaakt heeft. Wijkt dat af van wat we stuurden, dan wordt het concept meteen weggehaald: liever terug in de wachtrij dan stil verkeerd in de boekhouding.