InvoiceStack leest en controleert inkoopfacturen in Visma eAccounting en zet ze als concept klaar. Je stelt precies in wie wat mag, per persoon en per administratie. Per administratie kies je of er een autorisatieflow bij komt: een tweede akkoord bij een nieuw IBAN of een nieuwe crediteur, goedkeuring door de klant zelf, en goedkeuring van elke factuur voordat hij doorgeboekt wordt.
Definitief boeken is altijd een klik van een mens, ook als alles groen is.
Ja. Per administratie zet je goedkeuring per factuur aan; standaard staat het uit.
Je kiest ook wanneer de klant goedkeurt. Vóór doorboeken: elke klaargezette factuur wacht op een besluit, en niemand kan hem doorboeken tot hij is goedgekeurd. Ná doorboeken: het kantoor werkt zoals altijd en klikt Doorboeken, ook in bulk op klaargezet. Die klik boekt nog niet door; de factuur gaat naar de bak Wacht op goedkeuring en blijft concept in Visma. Pas de klik op Goedkeuren boekt hem door. Wie Doorboeken klikte, kan niet zelf goedkeuren.
Je kiest of alleen iemand van de klant goedkeurt, zoals de ondernemer, de directie of de financiële afdeling, of ook een beheerder van het administratie- of accountantskantoor.
Klopt er iets niet, dan keurt de klant af met een reden: een andere grootboekrekening, verwijderen, of iets anders. De factuur gaat terug naar het administratie- of accountantskantoor, dat hem aanpast en opnieuw voorlegt. InvoiceStack verwijdert niets op een afkeuring.
Een goedkeuring hoort bij de factuur zoals hij toen was. Past het kantoor daarna het bedrag of de grootboekrekening aan, dan moet hij opnieuw goedgekeurd worden. Verandert een factuur die wacht op goedkeuring, hier of in Visma, dan gaat hij terug naar het kantoor voor een nieuwe klik op Doorboeken. Elk besluit staat in de audittrail.
Zo vang je ook wat de IBAN-controle niet kan vangen: een factuur van een echte leverancier, met het goede rekeningnummer, die toch niet betaald moet worden. Iets wat nooit geleverd is, of een abonnement dat al was opgezegd. Dat weet alleen wie het besteld heeft.
Ja. Dat doe je met het grensbedrag en de rechten per persoon.
Elke factuur boven het grensbedrag komt op let op, ook als verder alles klopt. Het grensbedrag is de standaard van je kantoor en per administratie aan te passen: duizend euro past bij een kapper, niet bij een bouwbedrijf.
Doorboeken van klaargezette facturen en doorboeken van facturen op let op zijn twee aparte rechten. Het tweede geef je alleen aan wie dat mag.
Een voorbeeld: zet het grensbedrag op € 1.000 en geef alleen de beheerder en één ervaren medewerker het recht om facturen op let op door te boeken. Een factuur van € 1.200 kan dan niemand anders doorboeken. Het grensbedrag verzetten kan alleen een beheerder.
Met de autorisatieflow aan altijd iemand anders dan wie het vraagt.
Een IBAN-wijziging en een nieuwe crediteur zijn de twee handelingen waar factuurfraude op mikt. Met het tweede akkoord aan gaan ze eerst langs een tweede paar ogen: een beheerder, of een medewerker met het recht Akkoord geven bij die klant. Wie het vraagt, kan het niet zelf goedkeuren.
Het kan ook strenger: dan keurt alleen iemand van de klant zelf goed, zoals de directie of de financiële afdeling, en geen beheerder van het administratie- of accountantskantoor. Goedkeurders krijgen een mail, en pas na dat akkoord gaat er iets naar Visma, met beide namen in de audittrail.
Daarnaast stelt je kantoor in of er verificatie bij de leverancier nodig is: bellen op een nummer dat je al had, niet op het nummer op de factuur. Een rekeningnummer komt alleen bij een crediteur als een mens het overtypt van de factuur; plakken kan niet. Altijd per stuk, nooit in bulk.
Een beheerder zet per medewerker aan of uit wat die mag. Dat kan voor één persoon of voor iedereen tegelijk, en ook alleen voor bepaalde administraties. Elke wijziging komt in de audittrail.
Dat recht kan niemand anders krijgen. Niemand kan zichzelf een andere rol of meer rechten geven, en welke rol je hebt komt van de server, niet uit iets wat je browser meestuurt.
Iemand van de klant zelf ziet alleen de eigen administratie en mag standaard weinig: facturen bekijken en een opmerking plaatsen. Meer zet de beheerder aan als dat nodig is.
Sommige grenzen zitten in de code en gelden voor elk kantoor. De rest kies je zelf, per kantoor of per administratie.
Twee vastleggingen naast elkaar, allebei alleen aan te vullen, nooit te wijzigen.
Het logboek houdt per factuur bij wat er gelezen is, welke controles liepen en waarom die rekening werd voorgesteld. De audittrail houdt de gevoelige handelingen bij: wie wat wanneer deed, wie iets vroeg en wie het goedkeurde.
Een beheerder bekijkt de audittrail per periode en haalt hem als bestand op voor het eigen dossier. Elke maand gaat er bovendien een ondertekende export buiten het systeem, met de handtekening van de vorige maand erin: verandert er achteraf één teken, dan klopt het niet meer, en kan er ook geen maand ongemerkt verdwijnen.
Ja, en je kiest per administratie of hij aan staat. Je stelt precies in wie wat mag, per persoon en per administratie, en wijzigt dat wanneer je wilt. Met de flow aan krijgen een IBAN-wijziging en een nieuwe crediteur een tweede akkoord, of goedkeuring door de klant zelf. Facturen boven het grensbedrag gaan altijd langs een mens, en boeken is altijd een klik. Per administratie kan ook goedkeuring per factuur aan: de klant, of ook een beheerder, keurt elke factuur goed voordat hij doorgeboekt wordt, en keurt af met een reden. Een route langs meerdere budgethouders zit er (nog) niet in.
Ja. Met goedkeuring per factuur aan kan niemand een factuur doorboeken tot de klant hem heeft goedgekeurd. Je kiest of alleen iemand van de klant goedkeurt, of ook een beheerder van het administratie- of accountantskantoor. Afkeuren gaat met een reden; de factuur gaat dan terug naar het kantoor.
Ja, dat stel je per administratie in. Bij goedkeuring ná doorboeken klikt het kantoor gewoon Doorboeken, ook in bulk. De factuur gaat dan naar de bak Wacht op goedkeuring en blijft concept in Visma, tot de klant hem goedkeurt; die klik boekt hem door. Wie Doorboeken klikte, kan niet zelf goedkeuren.
Ja. Een factuur boven het grensbedrag komt op let op, en doorboeken van facturen op let op is een eigen recht. Geef dat recht alleen aan wie dat mag, dan boekt niemand anders zo'n factuur door.
Een beheerder zet per medewerker aan of uit wat die mag: facturen laten lezen, corrigeren, doorboeken (de klaargezette apart van die op let op), crediteuren aanmaken, een IBAN wijzigen, boeken zonder betaalbatch, akkoord geven. Wie een IBAN-wijziging of nieuwe crediteur vraagt, kan die niet zelf goedkeuren. Beleid wijzigen en de audittrail inzien blijven altijd bij de beheerder.
Nee. InvoiceStack zet een factuur als concept klaar in Visma eAccounting. Definitief boeken is altijd een klik van een mens in InvoiceStack, ook als alles groen is; groene facturen boek je in één keer door.
Een route langs meerdere budgethouders achter elkaar zit er (nog) niet in. Wel kun je per administratie goedkeuring per factuur aanzetten, en met de rechten per persoon bepalen wie facturen op let op mag doorboeken.
Een beheerder. Die bekijkt de audittrail per periode en haalt hem als bestand op voor het eigen dossier. Daarin staat wie wat wanneer deed, met beide namen bij een tweede akkoord.
Op je eigen administraties. Een nieuw kantoor begint in droogloop: InvoiceStack zet niets klaar tot de beheerder dat bewust aanzet.