InvoiceStack ← Terug naar de site
Algemene voorwaarden

De afspraken tussen InvoiceStack en je kantoor

Deze voorwaarden gelden als je kantoor zich aanmeldt voor InvoiceStack en het gebruikt, ook tijdens de gratis proef.

Versie 26 oktober 2026

1Wie wij zijn en wat InvoiceStack doet

  1. 1.1
    InvoiceStack is een handelsnaam van Alting en Smulders VOF, Scheepersdijk 14, 5062 EC Oisterwijk, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42166138, btw-identificatienummer NL870004505B01. Je bereikt ons via info@invoicestack.nl.
  2. 1.2
    Deze voorwaarden gelden voor elk kantoor dat zich aanmeldt voor InvoiceStack of het gebruikt, ook tijdens de proef. InvoiceStack is alleen voor bedrijven, niet voor consumenten.
  3. 1.3
    InvoiceStack is software die via internet werkt. Het leest de inkoopfacturen die in Visma eAccounting staan bij de klanten van het kantoor, controleert ze en zet ze als concept klaar in Visma. Definitief boeken doet altijd iemand van het kantoor, met een klik. Met de scan-app kan iemand van het kantoor ook bonnen scannen; na een klik worden die geüpload en als kasbon geboekt.
  4. 1.4
    Begrippen. Een paar woorden die in deze voorwaarden vaker terugkomen:
    Wij, InvoiceStack
    Alting en Smulders VOF uit artikel 1.1, die InvoiceStack maakt en aanbiedt. InvoiceStack is ook de naam van de software.
    Het kantoor, je
    Het accountants- of administratiekantoor dat zich aanmeldt voor InvoiceStack of het gebruikt.
    Klant
    Een klant van het kantoor: een ondernemer of bedrijf waarvan het kantoor de boekhouding in Visma eAccounting doet.
    Administratie
    De boekhouding van één klant in Visma eAccounting, die het kantoor aan InvoiceStack koppelt.
    Concept
    Een inkoopfactuur die InvoiceStack klaarzet in Visma, maar die nog niet geboekt is.
    Doorboeken
    Een concept met een klik definitief boeken in Visma. Dat doet altijd iemand van het kantoor.
    Proef
    De eerste 30 dagen, waarin het kantoor InvoiceStack gratis gebruikt, binnen de grenzen die bij het aanmelden staan.
  5. 1.5
    Algemene voorwaarden van het kantoor zelf gelden niet, tenzij we dat samen schriftelijk afspreken.

2Aanmelden en de proef

  1. 2.1
    De afspraak tussen ons begint zodra het kantoor zich aanmeldt en deze voorwaarden accepteert. Wie zich aanmeldt, verklaart dat hij dat namens het kantoor mag doen.
  2. 2.2
    Het kantoor geeft bij het aanmelden juiste gegevens en houdt die bij. Klopt iets niet meer, dan geeft het kantoor dat aan ons door.
  3. 2.3
    De eerste 30 dagen zijn een gratis proef. Tijdens de proef gelden de grenzen die bij het aanmelden staan, zoals het aantal administraties en facturen. Is een grens bereikt, dan leest InvoiceStack geen nieuwe facturen meer tot het kantoor een abonnement kiest.
  4. 2.4
    Elk kantoor krijgt één proef. Wij mogen een aanmelding weigeren of een proef stoppen, zonder te zeggen waarom, bijvoorbeeld als we misbruik vermoeden.
  5. 2.5
    Tijdens de proef gebruikt het kantoor InvoiceStack zoals het is. Wij zijn tijdens de proef niet aansprakelijk voor schade, behalve als die komt door opzet of bewuste roekeloosheid van onszelf. Waar de privacywet ons toch aansprakelijk houdt, geldt het maximum van artikel 5.3.
  6. 2.6
    Kiest het kantoor binnen de 30 dagen geen abonnement, dan sluiten wij de toegang. Er start nooit vanzelf een betaald abonnement. De gegevens van de proef wissen we 30 dagen na het einde van de proef. Kiest het kantoor in die tijd alsnog een abonnement, dan gaat het verder waar het was. Wel bewaren we cijfers waarin geen persoon of bedrijf meer te herkennen is, zoals hoe vaak een voorstel van InvoiceStack werd overgenomen.
  7. 2.7
    Wij mogen de grenzen van de proef aanpassen. Een proef die al loopt, houdt de grenzen waarmee hij begon.

3Prijs en betalen

  1. 3.1
    Een abonnement kost € 50 per maand, plus € 0,25 voor elke factuur die InvoiceStack leest, excl. btw. De maand begint op de dag waarop het kantoor het abonnement neemt en wordt vooraf betaald. De gelezen facturen van een maand staan op de factuur van de maand erna.
  2. 3.2
    Boekt het kantoor een afschrijving terug of mislukt een incasso, dan blijft het bedrag verschuldigd. Terugboeken is geen opzegging.
  3. 3.3
    Wij mogen de toegang tot InvoiceStack meteen dichtzetten tot het bedrag betaald is.
  4. 3.4
    Voor een teruggeboekte afschrijving rekenen wij € 20 kosten, voor een mislukte incasso € 5.
  5. 3.5
    Betaalt het kantoor niet binnen 14 dagen na een herinnering, dan zijn ook de wettelijke handelsrente en de kosten van invordering verschuldigd.
  6. 3.6
    Een factuur telt één keer, bij de eerste lezing. Laat het kantoor een factuur bewust opnieuw lezen, dan telt die opnieuw. Leest InvoiceStack een factuur opnieuw door een fout van ons, dan telt dat niet.
  7. 3.7
    Het kantoor betaalt met automatische incasso of met een betaallink binnen 7 dagen. Wij gebruiken daarvoor een betaaldienst (Stripe).

4Wat het kantoor zelf doet

  1. 4.1
    Het kantoor blijft volledig verantwoordelijk voor de boekhouding van zijn klanten: voor de juistheid ervan, en voor alles wat in Visma geboekt wordt. Ook als het een voorstel van InvoiceStack volgt.
  2. 4.2
    InvoiceStack doet voorstellen en voert controles uit. Het is een hulpmiddel en vervangt het oordeel van een boekhouder niet. Het kantoor kijkt elk voorstel na voordat het doorboekt. Elke boeking die iemand van het kantoor met een klik doorboekt, ook een kasbon uit de scan-app, is een boeking van het kantoor.
  3. 4.3
    Een controle van InvoiceStack, zoals de IBAN-controle, is een extra hulpmiddel. Het kantoor blijft zelf verantwoordelijk voor betalingen en voor het voorkomen van fraude. Een groene factuur betekent niet dat de factuur juist of echt is.
  4. 4.4
    InvoiceStack leest facturen met een taalmodel (kunstmatige intelligentie). Dat kan zich vergissen. Het kantoor kijkt de uitgelezen gegevens zelf na, zoals bedragen, datums, btw en het IBAN.
  5. 4.5
    InvoiceStack geeft geen fiscaal advies. Voorstellen voor btw-codes, buitenlandse btw, btw die niet terug mag, investeringen en een verdeling over maanden zijn voorstellen. Het kantoor beslist en is daarvoor verantwoordelijk.
  6. 4.6
    InvoiceStack werkt met wat in Visma staat, zoals de crediteuren, hun IBAN en het rekeningschema. Het kantoor zorgt dat die gegevens kloppen. Staat er in Visma al een fout, dan kan InvoiceStack die niet altijd zien.
  7. 4.7
    Termijnen blijven de zaak van het kantoor, zoals betaaltermijnen, kortingen bij snel betalen en de btw-aangifte. Wordt een factuur later verwerkt, bijvoorbeeld door een storing, dan zijn de gevolgen daarvan voor het kantoor.
  8. 4.8
    InvoiceStack betaalt niets. Betalingen, de betaalbatch en de keuze om een factuur niet naar de bank te sturen, zijn van het kantoor.
  9. 4.9
    Het kantoor is verantwoordelijk voor wat het kantoor en zijn klanten aanleveren, zoals foto's, bonnen, contracten, aflossingsschema's en instructies. Is een factuur vals of een stuk onjuist, dan zijn de gevolgen daarvan voor het kantoor.
  10. 4.10
    Het kantoor kiest zijn eigen instellingen, zoals het grensbedrag, of er echt naar Visma geschreven wordt, en of verificatie verplicht is. Het kantoor is verantwoordelijk voor de gevolgen van die keuzes.
  11. 4.11
    Het kantoor zorgt dat het van zijn klanten mag om hun administratie aan InvoiceStack te koppelen, en dat het die klanten informeert zoals de privacywet vraagt.
  12. 4.12
    Het kantoor bepaalt wie toegang krijgt, zorgt dat inloggegevens geheim blijven, en is verantwoordelijk voor wat er met de accounts van het kantoor gebeurt. Vermoedt het kantoor misbruik, dan meldt het dat meteen aan ons.
  13. 4.13
    Het kantoor bewaart zijn administratie zelf, zoals de wet vraagt. InvoiceStack is geen archief: de stukken staan in Visma.
  14. 4.14
    Het kantoor gebruikt InvoiceStack alleen voor zijn eigen werk en volgens de wet. Het mag de software niet namaken, ontleden of doorverkopen.
  15. 4.15
    Spreekt een klant van het kantoor, of iemand anders, ons aan voor iets wat volgens dit artikel onder de verantwoordelijkheid van het kantoor valt, dan neemt het kantoor die claim over en betaalt het onze kosten daarvan.

5Aansprakelijkheid

  1. 5.1
    Wij zijn alleen aansprakelijk voor directe schade die het kantoor lijdt doordat wij deze afspraken niet nakomen.
  2. 5.2
    Wij zijn nooit aansprakelijk voor andere schade, zoals gemiste winst of besparingen, verlies van gegevens, boetes, naheffingen of rente van de Belastingdienst of anderen, schade door een verkeerde of dubbele betaling, schade door fraude, schade doordat het werk stil ligt, en claims van klanten van het kantoor.
  3. 5.3
    Zijn wij toch aansprakelijk, dan betalen we nooit meer dan wat het kantoor ons in de twaalf maanden vóór de schade heeft betaald, met een maximum van € 2.500 per jaar. Tijdens de proef geldt artikel 2.5.
  4. 5.4
    Wij zijn niet aansprakelijk voor fouten of storingen van diensten van anderen die InvoiceStack gebruikt, zoals Visma, het taalmodel van Anthropic, Railway (de hosting van onze servers) of de maildienst. Waar de privacywet ons toch aansprakelijk houdt, geldt het maximum van artikel 5.3.
  5. 5.5
    Wij zijn niet aansprakelijk als wij onze afspraken niet kunnen nakomen door iets waar wij geen invloed op hebben (overmacht), zoals een storing bij Visma of een andere dienst, een storing van internet of stroom, een aanval van hackers ondanks onze beveiliging, of een maatregel van de overheid.
  6. 5.6
    Het kantoor meldt schade zo snel mogelijk en uiterlijk binnen 30 dagen nadat het de schade ontdekte, schriftelijk aan ons. Een recht op schadevergoeding vervalt twaalf maanden nadat de schade is ontstaan.
  7. 5.7
    Deze beperkingen gelden niet als de schade komt door opzet of bewuste roekeloosheid van onszelf.
  8. 5.8
    Op dit artikel kunnen ook de vennoten van Alting en Smulders VOF zich beroepen, en iedereen die voor ons werkt.

6Visma

  1. 6.1
    InvoiceStack werkt via de koppeling van Visma eAccounting. Het kantoor heeft zelf een abonnement bij Visma en zorgt daar zelf voor. Dat abonnement en de voorwaarden van Visma staan los van deze afspraken.
  2. 6.2
    Visma bepaalt hoe de koppeling werkt, en mag die veranderen, beperken of stoppen. Werkt InvoiceStack daardoor niet of minder goed, dan zijn wij daarvoor niet aansprakelijk.
  3. 6.3
    Stopt Visma de koppeling voor InvoiceStack helemaal, dan mogen wij de afspraak met het kantoor beëindigen. Wat het kantoor vooruit betaalde voor de tijd daarna, krijgt het terug. Verder hoeven wij niets te vergoeden.
  4. 6.4
    Het kantoor geeft per administratie zelf toestemming in Visma, en kan die altijd intrekken. Daarna kan InvoiceStack voor die administratie niets meer doen.
  5. 6.5
    InvoiceStack is een eigen product van Alting en Smulders VOF, geen product van Visma. Vragen en klachten over InvoiceStack gaan naar ons, niet naar Visma.
  6. 6.6
    Visma en Visma eAccounting zijn merken van Visma.

7Beschikbaarheid

  1. 7.1
    Wij doen ons best dat InvoiceStack goed en zonder onderbreking werkt. Wij beloven niet dat het altijd beschikbaar is, zonder fouten werkt of snel is.
  2. 7.2
    Wij mogen InvoiceStack veranderen en verbeteren, en onderdelen aanpassen of weghalen. Voor onderhoud kan InvoiceStack even niet werken. Dat doen we zo veel mogelijk buiten kantoortijd.
  3. 7.3
    Bij een storing zoeken we zo snel als redelijk is een oplossing. Voor de tijd dat InvoiceStack niet werkte, krijgt het kantoor geen vergoeding.
  4. 7.4
    Wij beveiligen InvoiceStack zoals redelijk is. Een volledige beveiliging bestaat niet. Bij een datalek handelen we zoals in de verwerkersovereenkomst staat.
  5. 7.5
    Wij mogen een redelijke grens stellen aan hoeveel er per dag verwerkt wordt, zodat InvoiceStack voor iedereen goed blijft werken.
  6. 7.6
    Wij mogen de toegang van het kantoor tijdelijk blokkeren bij misbruik, als de beveiliging in gevaar is, of als het kantoor niet betaalt.
  7. 7.7
    Vragen en storingen meldt het kantoor via info@invoicestack.nl of vik@invoicestack.nl. We reageren zo snel mogelijk.

8Privacy

  1. 8.1
    In InvoiceStack verwerken wij persoonsgegevens in opdracht van het kantoor. Het kantoor is daarvoor verantwoordelijk, wij zijn verwerker. De afspraken daarover staan in de verwerkersovereenkomst. Die accepteert het kantoor bij het aanmelden, en die hoort bij deze voorwaarden. Gaat het over persoonsgegevens en zeggen ze iets anders, dan geldt de verwerkersovereenkomst.
  2. 8.2
    De gegevens blijven van het kantoor en zijn klanten. Wij gebruiken ze alleen om InvoiceStack voor het kantoor te laten werken. Wij verkopen ze niet, en ze worden nooit gebruikt om modellen te trainen.
  3. 8.3
    Wij mogen cijfers bewaren en gebruiken waarin geen persoon of bedrijf meer te herkennen is, zoals hoe vaak een voorstel van InvoiceStack werd overgenomen, om InvoiceStack te verbeteren.
  4. 8.4
    Wij mogen diensten van anderen inschakelen om InvoiceStack te laten werken, zoals hosting, e-mail en het taalmodel. Welke dat zijn, staat in de verwerkersovereenkomst.
  5. 8.5
    Wat wij met de gegevens van de site en van het aanmelden doen, staat in onze privacyverklaring.

9Opzeggen en einde

  1. 9.1
    Een abonnement loopt door tot het kantoor of wij het opzeggen. Het kantoor kan opzeggen tegen het einde van de betaalde maand.
  2. 9.2
    Opzeggen kan per e-mail naar info@invoicestack.nl, of in InvoiceStack zelf als dat daar kan.
  3. 9.3
    Wij mogen het abonnement opzeggen met een termijn van één maand. Wij mogen meteen stoppen als het kantoor niet betaalt, InvoiceStack misbruikt, failliet gaat, of als Visma de koppeling stopt (artikel 6.3).
  4. 9.4
    Wat al betaald is, krijgt het kantoor niet terug, behalve in het geval van artikel 6.3.
  5. 9.5
    Na het einde sluiten wij de toegang. Wil het kantoor de audittrail en het logboek hebben, dan vraagt het die vóór het einde op. De gegevens van het kantoor wissen we 30 dagen na het einde, tenzij de wet ons verplicht ze langer te bewaren. Cijfers waarin niemand te herkennen is (artikel 8.3) blijven.
  6. 9.6
    Ook na het einde blijven gelden: artikel 4.15 (claims van anderen), artikel 5 (aansprakelijkheid) en artikel 10.

10Overig

  1. 10.1
    Wij mogen deze voorwaarden veranderen. Dat laten we het kantoor minstens 30 dagen vooraf weten, per e-mail, met een melding in InvoiceStack, of allebei. Het kantoor accepteert de nieuwe voorwaarden in InvoiceStack. Is het kantoor het er niet mee eens, dan kan het opzeggen tegen de dag dat de verandering ingaat. Gebruikt het kantoor InvoiceStack na die dag, dan gelden de nieuwe voorwaarden.
  2. 10.2
    Een e-mail geldt in deze voorwaarden als schriftelijk.
  3. 10.3
    Wij mogen deze afspraak overdragen aan een bedrijf dat InvoiceStack van ons overneemt of voortzet, bijvoorbeeld als wij een bv oprichten. Het kantoor mag de afspraak alleen overdragen als wij daarmee instemmen.
  4. 10.4
    Is een deel van deze voorwaarden niet geldig, dan blijft de rest gelden. Voor het ongeldige deel geldt dan wat er het dichtst bij komt en wel mag.
  5. 10.5
    Op deze afspraken is Nederlands recht van toepassing.
  6. 10.6
    Een geschil leggen we voor aan de rechtbank Zeeland-West-Brabant.

Versie 26 oktober 2026.