InvoiceStack leest elke inkoopfactuur in Visma eAccounting en kiest per regel de btw-code: gewone inkoop, verlegde btw, verwerving binnen de EU of invoer van buiten de EU. Buitenlandse btw gaat nooit onder een Nederlandse code. Per klant stel je per rekening in of de btw teruggevraagd wordt, en aan het eind van het jaar download je per klant de lijsten voor de BUA-correctie en de buitenlandse btw-teruggaaf.
Waar de factuur het niet zegt, beslist een mens. InvoiceStack gokt geen btw-code.
Ja. Staat er btw verlegd, reverse charge of een intracommunautaire levering op de factuur, dan boekt InvoiceStack de factuur met een verleggingscode.
Verlegd wordt tegen het Nederlandse tarief: 9% voor boeken, eten om mee te nemen en bloemen, anders 21%. Staan beide op één factuur, dan komt er per tarief een eigen regel.
Welke code dat is, hangt aan het land van de leverancier. Een Nederlandse leverancier: de gewone verleggingsregeling. Een leverancier uit een ander EU-land: verwerving binnen de EU. Van buiten de EU: invoer. De code zoekt InvoiceStack op omschrijving en tarief in de btw-codes van díe administratie, want die heten overal net iets anders. Vindt hij er geen, dan stopt de factuur; hij kiest nooit een code die maar in de buurt komt.
De code komt uit de factuur, niet uit wat er eerder geboekt is. Dezelfde leverancier stuurt de ene maand een factuur met 21% en de volgende een met verlegde btw. Wijkt de code af van wat deze crediteur eerder kreeg, dan staat dat erbij, zodat je ziet of het een echte wijziging is.
Bij verlegde btw hoort het btw-nummer van de leverancier op de factuur. Staat het er niet op, of wijkt het af van het nummer bij de crediteur in Visma, dan komt de factuur op let op. Van een leverancier uit een ander EU-land kijkt InvoiceStack het nummer ook na in VIES, het register van de Europese Commissie. Is het daar niet geldig, dan komt de factuur op let op: zonder geldig btw-nummer mag de leverancier geen 0% rekenen.
Dan beslist een mens, één keer per leverancier.
Een dienst of goederen voor het bedrijf zijn dan meestal toch verlegd, ook als het er niet op staat. Een hotel, een restaurant of parkeren in het buitenland niet. Dat verschil kan InvoiceStack niet met zekerheid zien, dus de eerste factuur van zo'n leverancier komt op let op, met 0% zonder verlegging in het concept.
Moet het verlegd, dan kies je de verleggingscode via Wijzig journaalpost. De volgende factuur van die leverancier volgt die keuze vanzelf, en zegt erbij dat hij dat deed.
Nooit onder een Nederlandse btw-code: buitenlandse btw is in Nederland niet aftrekbaar.
Een Duits hotel of een Belgische tankbeurt rekent zijn eigen btw. Die regel gaat met de btw erin op de kostenpost, op 0%, en de factuur komt op let op met per regel het land, het tarief en het bedrag. Het factuurtotaal blijft gelijk; alleen de Nederlandse btw wordt kleiner.
Vraagt de klant buitenlandse btw terug, dan kies je bij die klant een eigen rekening, een vordering op de balans. InvoiceStack zet de buitenlandse btw daar apart op, zonder btw-code, met het land en het tarief in de regeltekst. Het controleert eerst dat het geen btw-rekening van de Nederlandse aangifte is, geen kostenrekening en niet de crediteuren.
Op een verzamelfactuur, zoals een tankpas of tol, staan vaak deelfacturen uit verschillende landen. InvoiceStack leest per regel van welk land de btw is, ook als het tarief net als in Nederland 21% is.
Rekent een koerier of expediteur invoerbtw door voor een zending van buiten de EU, dan is dat Nederlandse btw die je mag aftrekken. Die factuur komt op let op, zodat dat deel niet stil op de kosten blijft staan.
Per klant stel je per grootboekrekening in hoe de btw gaat: niet terugvragen, of wel terugvragen met [BUA] in de regeltekst.
Of je de btw mag terugvragen hangt aan de rekening, niet aan de leverancier. Dezelfde koffie van dezelfde leverancier is bij een restaurant inkoop en bij een kantoor een kantineverstrekking. Daarom staat het per rekening, per klant, en nooit in één lijst voor het hele kantoor.
Niet terugvragen: het hele bedrag gaat op de kostenpost met een 0%-code, en er gaat niets naar de btw-rekening. Terugvragen met [BUA]: de btw gaat gewoon in aftrek en de regeltekst begint met [BUA], zodat je bij het jaarwerk elke regel terugvindt in het grootboek.
Bij relatiegeschenken en personeelsvoorzieningen blijft de btw alleen in aftrek tot € 227 exclusief btw per ontvanger per jaar. Op het scherm Jaarlijsten vul je per regel in voor wie het was. InvoiceStack telt per ontvanger op en zet erbij wie boven de € 227 komt.
Bonnen op een declaratie volgen dezelfde instelling. Eten en drinken in een horecagelegenheid is nooit aftrekbaar, en bij een bon boven € 100 zonder de werkgever erop gaat de btw er ook niet af.
Per klant per jaar download je de lijsten als Excel, uit wat InvoiceStack al gelezen en geboekt heeft. Er gaat niets naar Visma en er komt geen model aan te pas.
Het verzoek over een jaar dien je in tot 30 september van het jaar daarna, voor minstens € 50 per land. Voor landen buiten de EU gelden andere regels.
De basis voor de correctie bij de laatste aangifte van het jaar. Kantine, representatie en relatiegeschenken beoordeel je zo apart.
Staat er bij een klant buitenlandse btw over vorig jaar die terug kan, dan krijgt de beheerder in juli en in september een mail, met het bedrag per land. Daarnaast is er een lijst voor het jaarwerk: kosten die over de jaargrens lopen. De lijsten zijn voor het kantoor; iemand van de klant zelf ziet ze niet. Een factuur die nooit door InvoiceStack ging, staat er niet op, en dat staat er ook bij.
Sommige btw-regels zitten in de code en gelden voor elk kantoor. De rest kies je per klant.
Het doet geen btw-aangifte en dient geen teruggaafverzoek in.
InvoiceStack zet inkoopfacturen als concept klaar in Visma eAccounting, met de btw-code erbij. De aangifte doe je in Visma. De BUA-correctie in de aangifte doet het kantoor; InvoiceStack telt per ontvanger op en zegt wie boven de € 227 komt, maar boekt niets terug. Het teruggaafverzoek voor buitenlandse btw dien je zelf in, met de lijst per land als basis.
En definitief boeken is altijd een klik van een mens, ook als alles groen is.
Ja. Staat er btw verlegd, reverse charge of een intracommunautaire levering op de factuur, dan kiest InvoiceStack een verleggingscode: de verleggingsregeling bij een Nederlandse leverancier, verwerving binnen de EU bij een leverancier uit een ander EU-land, en invoer bij een leverancier van buiten de EU. De code zoekt het op omschrijving en tarief in de btw-codes van die administratie, tegen 9 of 21%. Vindt het er geen, dan stopt de factuur.
Ja, bij verlegde btw van een leverancier uit een ander EU-land. Is het nummer volgens VIES niet geldig, dan komt de factuur op let op. Is VIES even niet bereikbaar, dan staat dat erbij en gaat de factuur gewoon verder.
Staat er niet bij dat de btw verlegd is, dan beslist een mens. De eerste factuur van zo'n leverancier komt op let op, met 0% zonder verlegging in het concept. Kies je via Wijzig journaalpost de verleggingscode, dan volgt de volgende factuur van die leverancier die keuze.
Ja. Buitenlandse btw gaat nooit onder een Nederlandse btw-code; standaard staat hij met de btw erin op de kostenpost. Vraagt de klant hem terug, dan kies je een eigen rekening op de balans en zet InvoiceStack de buitenlandse btw daar apart op, met het land en het tarief in de regeltekst.
Ja. Per klant per jaar download je een Excel met per land elke factuur met buitenlandse btw: leverancier, btw-nummer, factuurnummer, datum, grondslag en btw. Dat is de basis voor het teruggaafverzoek: per EU-land een eigen verzoek, dat je zelf indient via het portaal van de Belastingdienst, uiterlijk 30 september van het jaar daarna.
Per klant stel je per grootboekrekening in of de btw niet teruggevraagd wordt, of wel met [BUA] in de regeltekst. Aan het eind van het jaar download je alle BUA-regels als Excel, met een eigen blad en totaal per rekening. Vul je in voor wie een regel was, dan telt InvoiceStack per ontvanger op en zegt het wie boven de € 227 komt. De correctie in de aangifte doet het kantoor.
Ja. Staat er bij een klant over vorig jaar buitenlandse btw uit een EU-land die terug kan, minstens € 50 per land, dan krijgt de beheerder in juli en in september een mail met het bedrag per land. Het verzoek moet uiterlijk 30 september binnen zijn.
Dan komt er per tarief een eigen regel in het concept, met de juiste btw-code. Verklaren de regels de btw onderaan de factuur niet, dan komt de factuur op let op.
Nee. InvoiceStack zet inkoopfacturen als concept klaar in Visma eAccounting, met de btw-code erbij; de aangifte doe je in Visma. Definitief boeken is altijd een klik van een mens.
Op je eigen administraties. Een nieuw kantoor begint in droogloop: InvoiceStack zet niets klaar tot de beheerder dat bewust aanzet.