Dit is wat InvoiceStack wel en niet kan, en wat er van elke factuur wordt vastgelegd: wie wat deed, en waarom hij zo geboekt is.
Een medewerker werkt de wachtrij af, en verder niets: geen beleid wijzigen, geen grensbedrag verzetten, geen audittrail inzien. Dat is de beheerder.
Per klant kan er een tweede akkoord bij een IBAN-wijziging of een nieuwe crediteur: wie het vraagt, kan het niet zelf goedkeuren. Het kan ook strenger: dan keurt alleen iemand van de klant zelf goed, zoals de directie of de financiële afdeling, en geen beheerder van het kantoor. Pas na dat akkoord gaat er iets naar Visma, met beide namen in de audittrail.
Niemand kan zichzelf een andere rol geven, en welke rol je hebt komt van de server, niet uit iets wat je browser meestuurt.
Een rekeningnummer komt alleen bij een crediteur in Visma als een mens het overtypt van de factuur; plakken kan niet.
Het kantoor stelt in of verificatie buiten de factuur om daarbij verplicht is. Altijd per stuk, nooit in bulk.
In de code ligt vast wat InvoiceStack in Visma mag: concepten aanmaken, terugnemen, op jouw klik doorboeken, en bij zo'n eigen concept de verdeling over de maanden zetten.
Een crediteur aanmaken of wijzigen en een geüploade foto verwijderen: alleen na een klik van een mens, per stuk. Geen betalingen en geen memoriaal.
Twee vastleggingen naast elkaar, allebei alleen aan te vullen, nooit te wijzigen. Het logboek houdt per factuur bij wat er gelezen is, welke controles liepen en waarom die rekening werd voorgesteld. De audittrail houdt de gevoelige handelingen bij: wie wat wanneer deed.
Een beheerder bekijkt de audittrail per periode en haalt hem als bestand op voor het eigen dossier. Elke maand gaat er bovendien een ondertekende export buiten het systeem, met de handtekening van de vorige maand erin: verandert er achteraf één teken, dan klopt het niet meer, en kan er ook geen maand ongemerkt verdwijnen.
App en database draaien in Amsterdam. Het beeld van een factuur uit Visma wordt na het lezen gewist.
Een foto of pdf gaat voor het uitlezen naar het taalmodel van Anthropic in de Verenigde Staten, met een verwerkersovereenkomst en de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Een e-factuur niet. Gegevens worden nooit gebruikt om modellen te trainen.
InvoiceStack heeft productietoegang tot de Visma eAccounting API en koppelt via het officiële toestemmingsscherm van Visma.
Elke administratie geeft daar apart toegang. Je ziet precies wat InvoiceStack mag; intrekken kan altijd.