Wat InvoiceStack met je gegevens doet
Kort en zonder kleine lettertjes. Deze verklaring gaat over de site invoicestack.nl en over de app op app.invoicestack.nl.
Begrippen
Een paar woorden die in deze verklaring vaker terugkomen:
- Wij, InvoiceStack
- Alting en Smulders VOF, die InvoiceStack maakt en aanbiedt. InvoiceStack is ook de naam van de software.
- Je
- Degene van wie we gegevens verwerken: een bezoeker van de site, iemand die via het contactformulier contact opneemt, iemand die zich aanmeldt voor de gratis proef, of iemand die werkt bij een kantoor dat InvoiceStack gebruikt.
- Het kantoor
- Een accountants- of administratiekantoor dat InvoiceStack gebruikt, ook tijdens de gratis proef.
- De site
- De website invoicestack.nl, met daarop onder meer het contactformulier (invoicestack.nl/contact) en het demoformulier (invoicestack.nl/demo).
- De app
- InvoiceStack zelf, op app.invoicestack.nl, waarin kantoren werken. Daar meld je je ook aan voor de proef.
- De proef
- De eerste 30 dagen, waarin een kantoor InvoiceStack gratis gebruikt. Daarna kiest het kantoor een abonnement, of stopt het.
- Persoonsgegevens
- Alle gegevens die over een persoon gaan of naar een persoon te herleiden zijn, zoals een naam, een e-mailadres of het IBAN van een eenmanszaak.
Wie er verantwoordelijk is
Verantwoordelijk voor de verwerking is Alting en Smulders VOF, handelend onder de naam InvoiceStack, Scheepersdijk 14, 5062 EC Oisterwijk, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42166138, btw-identificatienummer NL870004505B01. Vragen over je gegevens stuur je naar info@invoicestack.nl. We reageren binnen vijf werkdagen.
De site: het contactformulier en het demoformulier
Wil je eerst persoonlijk contact, bijvoorbeeld voor een demo, dan vul je in het contactformulier op invoicestack.nl/contact je naam, je kantoor en je e-mailadres in. Je telefoonnummer, het aantal administraties en een toelichting zijn optioneel. Plan je via invoicestack.nl/demo een demo, dan vul je dezelfde gegevens in, met als extra optie je voorkeur voor een dag of tijd; daarvoor geldt alles wat hier over het contactformulier staat. Zonder je naam, kantoor en e-mailadres kunnen we geen contact met je opnemen. Om misbruik van het formulier tegen te gaan, onthoudt de server je IP-adres en e-mailadres even in zijn werkgeheugen: niet in de database, en weg bij de eerstvolgende herstart. De site zet geen cookies en toont geen advertenties.
| Waarvoor | Grondslag | Hoe lang |
|---|---|---|
| Contact met je opnemen over je bericht en, als je dat wilt, een demo inplannen | Wat nodig is om een overeenkomst voor te bereiden (artikel 6 lid 1 onder b AVG) | Tot twaalf maanden na het laatste contact; we verwijderen hem dan met de hand. Word je klant, dan gaan de gegevens op in je klantdossier. |
| Misbruik van het formulier tegengaan | Gerechtvaardigd belang: het formulier bruikbaar houden (artikel 6 lid 1 onder f AVG) | Tot de eerstvolgende herstart van de server |
Je bericht komt in ons beheerscherm terecht en als e-mail bij ons tweeën. Zelf krijg je één bevestiging op het adres dat je opgaf; daarop kun je antwoorden. Voor die mails gebruiken we een maildienst (Resend); die ziet alleen de inhoud van die berichten.
Aanmelden voor de gratis proef
Meld je je kantoor aan voor de proef, dan vul je de naam van je kantoor, je eigen naam, je zakelijke e-mailadres en een wachtwoord in, en vink je aan dat je namens je kantoor akkoord gaat met de algemene voorwaarden en de verwerkersovereenkomst. Alles is verplicht: zonder die gegevens kunnen we geen account maken, en zonder akkoord geen proef starten. Je wordt de manager van het kantoor. Je wachtwoord bewaren we niet zelf, alleen een onomkeerbare afdruk ervan. Van het akkoord leggen we vast wie het gaf, welke versie van de teksten het was, wanneer, en vanaf welk IP-adres. Je krijgt één mail met een link om je e-mailadres te bevestigen; wij krijgen een mail dat je kantoor zich heeft aangemeld. Kwam je via een advertentie, dan leggen we bij de aanmelding vast via welke campagne dat was (bron, campagne, advertentie), uit de labels in de link; zonder cookies, en zonder iets wat de advertentieplatforms aan jou kunnen koppelen. Net als bij het contactformulier onthoudt de server je IP-adres en e-mailadres even in zijn werkgeheugen tegen misbruik.
| Waarvoor | Grondslag | Hoe lang |
|---|---|---|
| Je account en je kantoor aanmaken, je e-mailadres bevestigen en de proef laten lopen | De overeenkomst met je kantoor (artikel 6 lid 1 onder b AVG) | Zolang je kantoor InvoiceStack gebruikt. Kiest je kantoor geen abonnement, dan wissen we alles 30 dagen na het einde van de proef; na een abonnement 30 dagen na het einde daarvan. |
| Kunnen aantonen dat je kantoor de voorwaarden en de verwerkersovereenkomst accepteerde: wie, welke versie, wanneer | De overeenkomst met je kantoor (artikel 6 lid 1 onder b AVG) | Even lang als het account: tot 30 dagen na het einde van de proef of het abonnement |
| Misbruik van het aanmelden tegengaan en het akkoord kunnen aantonen: je IP-adres | Gerechtvaardigd belang: de proef alleen aan echte kantoren geven en een akkoord kunnen bewijzen (artikel 6 lid 1 onder f AVG) | In het werkgeheugen tot de eerstvolgende herstart van de server; bij het bewijs van het akkoord even lang als het account |
Zodra je e-mailadres bevestigd is, werkt je kantoor in de app. Alles wat je kantoor daar doet, zoals administraties koppelen en facturen laten lezen, valt onder de verwerkersovereenkomst: daarvoor is je kantoor de verantwoordelijke en InvoiceStack de verwerker. Dat staat hieronder.
De app: voor kantoren die met InvoiceStack werken
In de app verwerkt InvoiceStack gegevens in opdracht van jouw kantoor: accountgegevens van medewerkers, de inkoopfacturen die je klanten in Visma uploaden, en een logboek van wie wat wanneer deed. Daarvoor is jouw kantoor de verantwoordelijke en InvoiceStack de verwerker. De afspraken daarover staan in de verwerkersovereenkomst die we met elk kantoor sluiten; die staat op de site: verwerkersovereenkomst.
Gegevens worden nooit gebruikt om modellen te trainen.
De app gebruikt één cookie: de sessie waarmee je ingelogd blijft. Geen andere. Hij verloopt na acht uur en gaat alleen over een versleutelde verbinding.
Het logboek en de audittrail bewaren we zolang je kantoor klant is. Ze kunnen alleen worden aangevuld, nooit gewijzigd. Stopt je kantoor, dan wissen we de gegevens van het kantoor 30 dagen na het einde van de overeenkomst, en na een proef 30 dagen na het einde van de proef, zoals afgesproken in de verwerkersovereenkomst. Wil je kantoor het logboek en de audittrail houden, dan vraagt het die vóór het einde op.
Om te kunnen aantonen dat InvoiceStack goed leest, controleert en codeert, bewaren we van een administratie soms een momentopname van de stamgegevens: de leveranciers met hun rekeningnummer, het rekeningschema, de btw-codes en de eerder geboekte inkoopfacturen (leverancier, datum, bedragen en regels). Daarmee kunnen we een verbetering meten zonder telkens de administratie in Visma te hoeven raadplegen. De factuurdocumenten zelf zitten er nooit in. Zo'n momentopname maken we alleen op ons eigen verzoek en met toestemming van het kantoor, met de hand, niet vanzelf; we bewaren hem op onze eigen server, buiten de code, en delen hem met niemand. Voor het werk dat in de code terechtkomt gebruiken we een verhulde kopie, waarin namen en rekeningnummers zijn vervangen. We bewaren hem niet langer dan nodig voor het meten; vraagt het kantoor erom, of stopt het, dan wissen we hem met de hand.
Neemt een kantoor een abonnement, dan bewaren we de naam, het adres en het btw-nummer van het kantoor zoals die op de factuur staan, de facturen zelf en de betalingen erop. Die bewaren we zeven jaar (fiscale bewaarplicht), ook nadat de rest van de gegevens van het kantoor gewist is. Het rekeningnummer voor de incasso vult het kantoor zelf in bij de betaaldienst; wij zien en bewaren alleen de laatste vier cijfers.
Waar de gegevens staan
We werken met vijf diensten. Een deel daarvan zit buiten de EU.
Bekijk welke
| Partij | Wat | Waar |
|---|---|---|
| Railway | Hosting van de website, de app en de database | Amsterdam, EU |
| Anthropic | Het taalmodel dat facturen, declaraties, bonnen en de bestanden die een kantoor koppelt in de app leest | Verenigde Staten, met een verwerkersovereenkomst en de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie; geen training op onze gegevens |
| Resend | Alle e-mail van de site en de app, zoals een bericht via het contactformulier, de bevestiging van een aanmelding, een uitnodiging, een nieuw wachtwoord en meldingen aan het kantoor | Verenigde Staten, met een verwerkersovereenkomst, de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie en het EU-VS Data Privacy Framework |
| Stripe (Stripe Payments Europe, Ierland) | Het betalen van het abonnement: incasso, betaallinks en facturen. Stripe krijgt de naam, het adres en het e-mailadres van het kantoor en het rekeningnummer dat het kantoor zelf bij Stripe invult; wij zien en bewaren alleen de laatste vier cijfers | EU, met doorgifte naar onder meer de Verenigde Staten onder de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie en het EU-VS Data Privacy Framework |
| Dropbox | De maandelijkse ondertekende kopie van audittrail en logboek, buiten het systeem bewaard | EU en Verenigde Staten, onder het EU-VS Data Privacy Framework |
We verkopen geen gegevens en delen ze met niemand anders, tenzij de wet ons daartoe verplicht.
Je rechten
Je mag je gegevens inzien, laten corrigeren of laten verwijderen, de verwerking laten beperken, en je gegevens in een gangbaar bestand meekrijgen om ze mee te nemen. Je mag ook bezwaar maken tegen de verwerking. Mail naar info@invoicestack.nl; we handelen het binnen een maand af. Werk je bij een kantoor dat InvoiceStack gebruikt, dan loopt een verzoek via dat kantoor. Ben je het niet met ons eens, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen
Verandert er iets in wat we doen, dan passen we deze pagina aan. Bij een wezenlijke verandering informeren we de kantoren die met ons werken rechtstreeks.
Versie 26 oktober 2026.