Voor accountantskantoren met Visma eAccounting

Elke inkoopfactuur nagekeken, gecodeerd en klaargezet. Jij boekt.

InvoiceStack controleert het rekeningnummer tegen de crediteur, kiest grootboekrekening en btw-code uit de boekhouding van díe klant en zet de factuur als concept klaar in Visma. Definitief boeken blijft één klik van jou.

Probeer 30 dagen gratis Plan een demo

Werkt op Visma eAccounting Pro. Per administratie geef je zelf toestemming; intrekken kan altijd.

Wil je eerst meer informatie? Neem contact op.

app.invoicestack.nl
De wachtrij van InvoiceStack met voorbeeldfacturen in drie bakken: klaargezet, let op en blijft staan

Voorbeeldgegevens, geen echte facturen.

Concept, en jouw klikEen inkoopfactuur komt als concept in Visma. Definitief boeken doet iemand van jouw kantoor, ook als alles groen is.
Geen steekproefElke factuur gaat door dezelfde controles. Alleen wat eruit springt komt bij een mens.
Elk IBAN gecontroleerdTegen de crediteur in Visma. Wijkt het af, dan stopt de factuur tot een mens beslist.
Gehost in AmsterdamApp en database staan in de EU. Een factuur uit Visma bewaren we niet; die blijft in Visma.
Van software naar software

Gebouwd om nooit iets te doen wat een boekhouder niet zou doen

Een factuur komt in Visma eAccounting binnen als foto, pdf of e⁠-⁠factuur. InvoiceStack haalt hem op, leest en controleert hem, en zet hem als concept terug in Visma. Definitief boeken is altijd de klik van een mens. Dan de volgende.

  1. In Visma eAccountingEen inkoopfactuur komt binnen als foto of pdf, of als e⁠-⁠factuur via Peppol.
  2. InvoiceStack haalt hem opVia de koppeling van Visma, per administratie met toestemming.
  3. Leest en controleertLeverancier, IBAN gelijk aan de crediteur in Visma, btw, grootboekrekening. Een e⁠-⁠factuur gaat door dezelfde controles.
  4. Terug als conceptIn Visma eAccounting. Wijkt het IBAN af, dan komt er geen concept.
  5. Jij boektDefinitief boeken is altijd de klik van een mens. Dan de volgende.
Het verschil

Een regel die geen instelling kan uitzetten

Er zijn programma's die doorboeken zodra de score hoog genoeg is. InvoiceStack zet klaar, meldt wat het niet zeker weet, en laat de laatste klik aan jou.

Bij InvoiceStack is een afwijkend rekeningnummer geen signaal dat meeweegt in een score. Het is een regel: wijkt het IBAN af van de crediteur in Visma, dan komt er geen concept, en geen instelling zet dat uit.

Alleen een mens kan, per factuur, besluiten hem toch te boeken, en dan alleen met het vinkje Verzend niet naar bank, zodat hij niet in een betaalbatch komt. Dat besluit staat met naam en tijd in de audittrail.

Wat InvoiceStack doet

  • Concept aanmaken
  • Concept terugnemen
  • Concept doorboekenna jouw klik
  • IBAN vergelijken met de crediteur
  • Investering melden
  • Rente en aflossing splitsen
  • Alles loggen met naam en tijd

Wat het nooit doet

  • Definitief boeken zonder klik
  • Betalingen en memoriaal
  • IBAN wijzigen zonder mens
  • Investering activeren
  • Memoriaalboekingen maken
  • Logregels aanpassen

Zie het op je eigen administraties Wil je eerst meer informatie? Neem contact op.

Zo werkt het

Vier stappen, waarvan jij de laatste doet

Elk uur kijkt InvoiceStack in de wachtrij van elke administratie waarvoor je dat hebt aangezet. Wat hij vindt gaat door dezelfde vier stappen, altijd in deze volgorde.

01 · Binnenkomst

Pdf, foto of e-factuur: daarna is er geen verschil

Een foto of pdf wordt gelezen, ook de scheve; bonnetjes en buitenlandse facturen doen gewoon mee. Komt er een e-factuur (Peppol) binnen, dan is het taalmodel niet nodig: de gegevens staan er al in. Daarna ligt klaar wat je voor de boeking nodig hebt: leverancier, IBAN, KvK- en btw-nummer, factuurnummer, datums, bedragen, btw, betalingskenmerk en de regels.

Meer details
  • Wat het model niet zeker weet, zegt het erbij. Twijfel over een bedrag, datum of factuurnummer gaat langs een mens.
  • InvoiceStack is klaar voor e-facturen: zo'n factuur gaat door dezelfde controles als een pdf, ook de IBAN-controle. Peppol controleert alleen de vorm, niet of het rekeningnummer echt van de leverancier is.
  • Het beeld van een factuur uit Visma wordt na het lezen gewist. Het document blijft in Visma; de uitgelezen gegevens staan in het logboek van je kantoor.
02 · Controleren

Het rekeningnummer moet kloppen, anders stopt alles

Het IBAN op de factuur moet gelijk zijn aan het IBAN van de crediteur in Visma. Wijkt het af, dan komt er geen concept en blijft de factuur staan tot een mens iets beslist. Alleen een mens kan besluiten hem toch te boeken, en dan buiten de betaalbatch om. Dat besluit staat in de audittrail.

Meer details
  • InvoiceStack wijzigt nooit zelf een rekeningnummer. Het IBAN bij de crediteur verandert alleen als iemand van jouw kantoor het overtypt van de factuur, per stuk, met naam en tijd in de audittrail. Nooit stilletjes, nooit in bulk.
  • Je kantoor stelt in of daar eerst verificatie bij de leverancier voor nodig is — bellen op een nummer dat je al had, niet op het nummer op deze factuur. Die eis staat standaard aan.
  • Ontbreekt het IBAN op de factuur of bij de crediteur, dan valt er niets te vergelijken en meldt InvoiceStack dat.
  • Verder: KvK-nummer, dubbele factuurnummers, of de btw bij een bekend tarief past, of Visma hetzelfde totaal las.
  • Elke bevinding staat met uitleg op het scherm, met de knoppen om hem op te lossen.
03 · Coderen

De rekening komt uit de boekhouding zelf

De grootboekrekening volgt uit de eerdere boekingen van die crediteur en het rekeningschema van díe administratie; de btw-code volgt uit het tarief op de factuur. Een restaurant heeft "Inkoop dranken", een kantoor "Representatiekosten".

Meer details
  • Is het voorstel niet zeker genoeg, dan komt het op let op en kijkt een mens de rekening na. Afwijken van de historie mag alleen bij hoge zekerheid.
  • Een investering wordt altijd gemeld en komt nooit bij groen. Activeren doe je zelf in Visma.
04 · Jij boekt

Drie bakken, één knop

De wachtrij van elke administratie staat in drie bakken: groen boek je in bulk door, oranje bekijk je even, rood blijft staan tot een mens iets beslist. Dat is geen werkverdeling maar een selectie.

Meer details

Elke factuur gaat integraal door dezelfde controles — niet een steekproef eruit — en alleen wat eruit springt komt bij een mens. Risicogericht, dus: niet minder controle, maar je aandacht naar de facturen waar iets aan de hand is in plaats van naar de driehonderd die in orde waren.

  • Waar het omslagpunt tussen die bakken ligt, stelt je kantoor zelf in: het grensbedrag, of een eerste factuur van een nieuwe crediteur langs een mens moet, en of er überhaupt al naar Visma geschreven wordt.
  • Bij elke factuur staat waaróm hij in die bak zit, met de bevinding erbij. Dat is meteen de onderbouwing van je keuze, en alles komt met naam en tijd in de audittrail.
  • Na het klaarzetten leest InvoiceStack terug wat Visma er werkelijk van gemaakt heeft. Wijkt dat af van wat we stuurden, dan wordt het concept meteen weggehaald: liever terug in de wachtrij dan stil verkeerd in de boekhouding.
Bekijk hoe het beleid werkt
Boekhoudwerk

Ook het werk dat niet op de factuur staat

Overtypen is het makkelijke deel. Dit is wat er daarna nog moet gebeuren voordat de cijfers kloppen — en wat InvoiceStack alvast voorbereidt.

Transitorische kosten en de jaargrens

Een jaarabonnement, een verzekeringspremie, een onderhoudscontract: de factuur komt in één keer, de kosten horen bij twaalf maanden. InvoiceStack leest de periode van de factuur en zet de verdeling bij het concept; Visma maakt daarna zelf zijn maandboekingen. InvoiceStack boekt dus geen memoriaal.

Meer details

Staat standaard uit. Je kantoor zet hem om, kiest de tussenrekening en een drempel — honderd euro verdelen is meer werk dan het waard is. Een factuur met een verdeling komt altijd op let op.

Bij de jaarafsluiting download je per klant als Excel-bestand wat over de jaargrens loopt: kosten van dit jaar die pas later gefactureerd zijn, kosten die dit jaar betaald zijn maar bij een later jaar horen, en facturen dicht bij de jaargrens om na te lopen. Dat werkt ook als de verdeling uit stond: dan haalt InvoiceStack de periode uit de regeltekst. Wat wel transitorisch is doorgeboekt, filter je er met één vinkje uit. Zonder herkenbare periode wordt niets verzonnen.

Contracten en schema's

Koppel een contract, een aflossings- of leaseschema of een boekingsinstructie aan de administratie of aan één leverancier. Bij elke factuur van die leverancier leest InvoiceStack het mee.

Meer details

Daarmee kan InvoiceStack meer dan de factuur alleen: de juiste termijn erbij zoeken, rente en aflossing splitsen, en per contract een positie bijhouden: hoeveel er is afgenomen, of hoeveel er nog openstaat.

Begin je halverwege, dan vul je de huidige stand in met een peildatum; facturen tot die datum tellen niet nog eens mee. Kies of de telling doorloopt of per jaar, kwartaal of maand opnieuw begint; de eindstand van elke periode blijft bewaard. Posities, mutaties en perioden zijn als Excel te exporteren.

Klopt de som niet of is de termijn niet terug te vinden, dan gaat de factuur op let op in plaats van dat er iets aannemelijks wordt verzonnen.

Btw die niet zomaar terug mag

Kantine, representatie, relatiegeschenken, buitenlandse btw: of je de btw mag terugvragen hangt aan de rekening en het land, niet aan de leverancier. InvoiceStack boekt het per klant zoals jij het instelt, en aan het eind van het jaar download je per klant wat er gecorrigeerd of teruggevraagd moet worden.

Meer details

Per klant stel je per rekening in: de btw niet terugvragen, of wel terugvragen met [BUA] in de regeltekst. Alle BUA-regels van een jaar exporteer je als Excel-bestand, met wat er gekocht is en hoeveel btw er in aftrek is gebracht: de basis voor de correctie bij de laatste aangifte.

Buitenlandse btw is in Nederland niet aftrekbaar en gaat standaard op de kosten. Vraagt de klant hem terug, dan kies je een eigen rekening en zet InvoiceStack de buitenlandse btw daar apart op. Aan het eind van het jaar exporteer je dat overzichtelijk vanuit InvoiceStack: per land elke factuur met btw-nummer, grondslag en btw, als basis voor het teruggaafverzoek.

Veiligheid

De grenzen zitten in de code, niet alleen in beleid

Dit is wat InvoiceStack wel en niet kan, en wat er van elke factuur wordt vastgelegd: wie wat deed, en waarom hij zo geboekt is.

Functiescheiding en autorisatie

Je stelt precies in wie wat mag, per persoon en per klant, en je past het aan wanneer je wilt. Per klant kies je of er een autorisatieflow bij komt.

Meer details

Een manager zet per medewerker aan of uit wat die mag: facturen laten lezen, corrigeren, doorboeken (de klaargezette apart van die op let op), crediteuren aanmaken, een IBAN wijzigen, boeken zonder betaalbatch, bank afstemmen, akkoord geven. Dat kan voor één persoon of voor iedereen tegelijk, en ook alleen voor bepaalde klanten. Iemand van de klant zelf ziet alleen zijn eigen administratie en mag standaard weinig; meer zet de manager aan als dat nodig is. Elke wijziging komt in de audittrail.

Beleid wijzigen, het grensbedrag verzetten en de audittrail inzien blijven altijd bij de manager: dat recht kan niemand anders krijgen.

Met de autorisatieflow aan gaan een IBAN-wijziging en een nieuwe crediteur eerst langs een tweede akkoord: wie het vraagt, kan het niet zelf goedkeuren. Het kan ook strenger: dan keurt alleen iemand van de klant zelf goed, zoals de directie of de financiële afdeling, en geen manager van het kantoor. Goedkeurders krijgen een mail, en pas na dat akkoord gaat er iets naar Visma, met beide namen in de audittrail. Staat de flow uit, dan gaat het direct, maar nog steeds alleen na een klik van een mens. Facturen boven het grensbedrag gaan altijd langs een mens, en doorboeken is altijd een klik.

Niemand kan zichzelf een andere rol of meer rechten geven, en welke rol je hebt komt van de server, niet uit iets wat je browser meestuurt.

Fraudecontrole op IBAN

Een rekeningnummer komt alleen bij een crediteur in Visma als een mens het overtypt van de factuur; plakken kan niet.

Meer details

Het kantoor stelt in of verificatie buiten de factuur om daarbij verplicht is. Altijd per stuk, nooit in bulk.

Concepten, en de klik van een mens

In de code ligt vast wat InvoiceStack in Visma mag: concepten aanmaken, terugnemen, op jouw klik doorboeken, en bij zo'n eigen concept de verdeling over de maanden zetten.

Meer details

Een crediteur aanmaken of wijzigen en een geüploade foto verwijderen: alleen na een klik van een mens, per stuk. Geen betalingen en geen memoriaal.

Achteraf na te lopen

Twee vastleggingen naast elkaar, allebei alleen aan te vullen, nooit te wijzigen. Het logboek houdt per factuur bij wat er gelezen is, welke controles liepen en waarom die rekening werd voorgesteld. De audittrail houdt de gevoelige handelingen bij: wie wat wanneer deed.

Meer details

Een manager bekijkt de audittrail per periode en haalt hem als bestand op voor het eigen dossier. Elke maand gaat er bovendien een ondertekende export buiten het systeem, met de handtekening van de vorige maand erin: verandert er achteraf één teken, dan klopt het niet meer, en kan er ook geen maand ongemerkt verdwijnen.

Opslag in de EU

App en database draaien in Amsterdam. Het beeld van een factuur uit Visma wordt na het lezen gewist.

Meer details

Een foto of pdf gaat voor het uitlezen naar het taalmodel van Anthropic in de Verenigde Staten, met een verwerkersovereenkomst en de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Een e-factuur niet. Gegevens worden nooit gebruikt om modellen te trainen.

Per administratie toestemming

InvoiceStack heeft productietoegang tot de Visma eAccounting API en koppelt via het officiële toestemmingsscherm van Visma.

Meer details

Elke administratie geeft daar apart toegang. Je ziet precies wat InvoiceStack mag; intrekken kan altijd.

Voor wie

Kantoren met veel administraties in Visma

Eén kantoor, tientallen klanten, honderden inkoopfacturen per week. Het werk dat nu overtypen is, wordt controleren en doorboeken. Het kantoor stelt zelf in hoe streng het wil zijn.

startEen nieuw kantoor begint in droogloop: InvoiceStack leest, controleert en stelt voor, maar zet niets klaar tot de manager dat bewust aanzet.
managerStelt het beleid in: het grensbedrag waarboven een mens meekijkt, of rekeningnummers en nieuwe crediteuren geverifieerd moeten zijn, en of er echt naar Visma geschreven wordt. Nodigt medewerkers uit.
medewerkerWerkt de wachtrij af: boekt groen door, beoordeelt oranje, lost rood op. Ziet per factuur de uitgelezen velden, de bevindingen en de IBAN-controle.
klantDe ondernemer, de directie of de financiële afdeling van de klant, alleen in de eigen administratie: facturen bekijken en een opmerking plaatsen. Stelt het kantoor dat zo in, dan keurt alleen de klant zelf een nieuw rekeningnummer of een nieuwe crediteur goed.
Gratis proef

Probeer InvoiceStack 30 dagen gratis

Op je eigen administraties. Je hoeft niets te installeren; de koppeling loopt via het toestemmingsscherm van Visma.

Probeer 30 dagen gratis Plan een demo

Wil je eerst meer informatie? Neem contact op; we reageren binnen twee werkdagen.