Hoe InvoiceStack de gegevens van je kantoor verwerkt

Deze verwerkersovereenkomst is een afspraak tussen Alting en Smulders VOF, handelend onder de naam InvoiceStack, en het kantoor dat InvoiceStack gebruikt. Het kantoor accepteert hem bij het aanmelden. Hij hoort bij de algemene voorwaarden.

Als het kantoor InvoiceStack gebruikt, verwerken wij persoonsgegevens in opdracht van het kantoor. Hierin staan de afspraken die de privacywet (AVG, artikel 28) daarvoor verplicht.

Wij verwerken de gegevens alleen om InvoiceStack voor het kantoor te laten werken:

• facturen, declaraties en bonnen lezen en controleren tegen de gegevens in Visma;
• een boekingsvoorstel maken en dat als concept in Visma zetten;
• met de scan-app, na een klik, bonnen uploaden en als kasbon boeken;
• bestanden die het kantoor koppelt, zoals contracten en aflossingsschema's, gebruiken om een factuur te verwerken.

Daarvoor lezen wij de gegevens (ook met een taalmodel), vergelijken en bewaren we ze, sturen we ze naar Visma, en wissen we ze weer.

Deze overeenkomst geldt zolang wij persoonsgegevens voor het kantoor verwerken, ook tijdens de proef.

Begrippen. Een paar woorden die in deze overeenkomst vaker terugkomen:

Wij, InvoiceStack

Alting en Smulders VOF uit artikel 1.1, die InvoiceStack maakt en aanbiedt. InvoiceStack is ook de naam van de software.

Het kantoor

Het accountants- of administratiekantoor dat InvoiceStack gebruikt en deze overeenkomst bij het aanmelden accepteert.

Klant

Een klant van het kantoor: een ondernemer of bedrijf waarvan het kantoor de boekhouding in Visma eAccounting doet.

Administratie

De boekhouding van één klant in Visma eAccounting, die het kantoor aan InvoiceStack koppelt.

Persoonsgegevens

Alle gegevens die over een persoon gaan of naar een persoon te herleiden zijn, zoals een naam, een e-mailadres of het IBAN van een eenmanszaak.

Verantwoordelijke

Wie beslist waarvoor en hoe persoonsgegevens verwerkt worden. Dat is het kantoor. De privacywet noemt dit de verwerkingsverantwoordelijke.

Verwerker

Wie persoonsgegevens verwerkt in opdracht van de verantwoordelijke, zonder daar zelf over te beslissen. Dat zijn wij.

Dienst

Een bedrijf dat wij inschakelen om InvoiceStack te laten werken, zoals de hosting of het taalmodel, en dat daarbij persoonsgegevens verwerkt. De privacywet noemt dit een subverwerker. Welke dat zijn, staat in artikel 5.

Datalek

Een inbreuk op de beveiliging waardoor persoonsgegevens verloren gaan, of waardoor iemand ze kan zien, veranderen of gebruiken die dat niet mag.

Privacywet

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), de Europese wet over persoonsgegevens, met de Nederlandse uitvoeringswet daarvan.

Het kantoor beslist waarvoor en hoe de gegevens verwerkt worden. Het kantoor is daarvoor verantwoordelijk. Wij zijn verwerker.

Verwerkt het kantoor de gegevens zelf in opdracht van zijn klanten, dan zorgt het kantoor dat het ons van die klanten mag inschakelen, en dat deze overeenkomst past bij wat het kantoor met die klanten heeft afgesproken.

Het kantoor zorgt dat het de gegevens mag laten verwerken, en dat het de mensen van wie de gegevens zijn informeert zoals de privacywet vraagt.

Wij verwerken de gegevens alleen in opdracht van het kantoor. Die opdracht staat in deze overeenkomst, de algemene voorwaarden en de instellingen die het kantoor in InvoiceStack kiest. Dat geldt ook voor het doorgeven van gegevens buiten de Europese Unie (artikel 5).

Verplicht de wet ons iets anders te doen, dan laten we dat het kantoor vooraf weten, tenzij de wet dat verbiedt.

Vinden wij dat een opdracht van het kantoor in strijd is met de privacywet, dan laten we dat het kantoor meteen weten. Tot het kantoor de opdracht bevestigt of intrekt, voeren we hem niet uit.

Wij gebruiken de gegevens niet voor onszelf. Alleen cijfers waarin geen persoon of bedrijf meer te herkennen is, mogen we gebruiken om InvoiceStack te verbeteren (algemene voorwaarden, artikel 8.3).

Het gaat om gegevens van:

• medewerkers en andere gebruikers van het kantoor;
• leveranciers van de klanten van het kantoor, als dat personen zijn (zoals een eenmanszaak) of contactpersonen van een bedrijf;
• werknemers van klanten die een declaratie indienen, en wie die goedkeurt;
• afnemers van klanten, als het kantoor de stand van een contract met hen laat bijhouden;
• mensen die voorkomen in bestanden die het kantoor koppelt, zoals de andere partij in een contract;
• soms andere mensen van wie iets op een factuur staat.

Het gaat om deze soorten gegevens:

• accountgegevens: naam, e-mailadres, rol en wanneer iemand inlogde;
• wat er op facturen, declaraties en bonnen staat: naam, adres, IBAN, KvK- en btw-nummer, factuurnummer, bedragen en regels, en het beeld zelf;
• gegevens uit Visma: crediteuren, het rekeningschema, eerdere boekingen, en verkoopfacturen bij een contract dat het kantoor laat bijhouden;
• bestanden die het kantoor koppelt, met wat daarin staat;
• wie wat wanneer deed in InvoiceStack (logboek en audittrail);
• alleen met toestemming van het kantoor, per administratie en met de hand gemaakt: een momentopname van de stamgegevens (crediteuren met rekeningnummer, rekeningschema, btw-codes en eerder geboekte inkoopfacturen zonder de documenten), waarmee wij meten of InvoiceStack goed leest, controleert en codeert.

Bijzondere persoonsgegevens, zoals over gezondheid, zijn niet nodig voor InvoiceStack. Staan ze toch op een factuur, dan verwerken we ze niet apart.

Zo lang bewaren we de gegevens:

• het beeld van een factuur uit Visma: alleen zolang we hem lezen, daarna wissen we het; het document blijft in Visma;
• scans uit de scan-app en uitgelezen gegevens: zolang deze overeenkomst loopt;
• logboek en audittrail: zolang deze overeenkomst loopt, ook tijdens de proef; wil het kantoor ze houden, dan vraagt het ze op vóór het einde (artikel 8.1 en algemene voorwaarden, artikel 9.5);
• gekoppelde bestanden: tot het kantoor ze verwijdert, of tot deze overeenkomst eindigt;
• accountgegevens: tot het account verwijderd wordt, of tot deze overeenkomst eindigt;
• een momentopname van de stamgegevens: niet langer dan nodig voor het meten, en in elk geval tot deze overeenkomst eindigt of het kantoor om wissen vraagt; wij wissen hem met de hand en delen hem met niemand.

Daarna geldt artikel 8: wij wissen de gegevens 30 dagen na het einde van de overeenkomst, en na een proef 30 dagen na het einde van de proef.

Wij houden de gegevens geheim. Iedereen die voor ons werkt en bij de gegevens kan, moet dat ook. Dat blijft gelden na het einde van deze overeenkomst.

Alleen wie de gegevens nodig heeft om InvoiceStack te laten werken, te beveiligen of te onderhouden, kan erbij.

Wij beveiligen de gegevens zoals de privacywet vraagt (AVG, artikel 32). Onder meer zo:

• alle verbindingen zijn versleuteld;
• de servers en de database staan in de Europese Unie;
• de toegangssleutels voor Visma liggen versleuteld opgeslagen;
• elk kantoor ziet alleen zijn eigen gegevens;
• medewerkers en managers hebben elk hun eigen rechten, en tweestapsverificatie kan aan;
• wachtwoorden bewaren we niet zelf, alleen een onomkeerbare afdruk ervan;
• in de software ligt vast wat InvoiceStack in Visma mag doen;
• het logboek en de audittrail worden alleen aangevuld, nooit gewijzigd; een regel verdwijnt alleen als de gegevens van het hele kantoor na het einde gewist worden (artikel 8);
• elke maand gaat er een ondertekende kopie van logboek en audittrail buiten het systeem; elke kopie is aan de vorige geketend, zodat te zien is dat er achteraf niets aan veranderd is.

Wij mogen een maatregel vervangen door een die minstens even goed beschermt.

Het kantoor zorgt voor de beveiliging aan zijn kant, zoals de accounts van zijn medewerkers en zijn eigen omgeving in Visma (algemene voorwaarden, artikel 4).

Het kantoor geeft ons toestemming om deze diensten in te schakelen:

• Railway: hosting van de servers en de database, in Amsterdam;
• Anthropic (Anthropic Ireland): het taalmodel dat facturen, declaraties, bonnen en gekoppelde bestanden leest; verwerking in de Verenigde Staten, met de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie; niet gebruikt om modellen te trainen;
• Resend: alle e-mail van InvoiceStack; in de Verenigde Staten, met de standaardcontractbepalingen en het EU-VS Data Privacy Framework;
• Dropbox: de maandelijkse ondertekende kopie van logboek en audittrail; in de EU en de Verenigde Staten, onder het EU-VS Data Privacy Framework.

Wij leggen elke dienst dezelfde plichten op als in deze overeenkomst staan. Komt een dienst die plichten niet na, dan blijven wij daarvoor tegenover het kantoor verantwoordelijk, binnen artikel 5 van de algemene voorwaarden.

Komt er een dienst bij of verandert er een, dan laten we dat het kantoor minstens 30 dagen vooraf weten, per e-mail of in InvoiceStack. Is het kantoor het er niet mee eens, dan kan het opzeggen tegen de dag dat de verandering ingaat.

Visma is geen dienst die wij inschakelen. Het kantoor heeft zelf een afspraak met Visma, en geeft per administratie zelf toegang.

Gaan gegevens naar een land buiten de Europese Unie, dan alleen met een grond die de privacywet toestaat, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Vraagt iemand ons rechtstreeks om zijn gegevens in te zien, te corrigeren of te laten wissen, of een ander recht uit de privacywet, dan sturen we dat binnen vijf werkdagen door aan het kantoor. We beantwoorden het niet zelf.

Wij helpen het kantoor bij zulke verzoeken met wat InvoiceStack kan. Kost dat meer werk dan redelijk is, dan mogen we dat na overleg in rekening brengen.

Ontdekken wij een datalek, dan melden we dat zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen 48 uur aan het kantoor, per e-mail aan de manager. We zeggen erbij wat er gebeurd is, om welke gegevens en mensen het gaat, wat de gevolgen kunnen zijn en wat we eraan doen. Wat we nog niet weten, volgt zodra we het weten.

Het kantoor beslist of het een datalek meldt bij de Autoriteit Persoonsgegevens en bij de mensen om wie het gaat. Wij werken mee aan het onderzoek.

Wij helpen het kantoor ook met wat de privacywet verder vraagt, zoals een beoordeling van de risico's, voor zover wij daarvoor de informatie hebben.

Wij geven het kantoor de informatie die het nodig heeft om te zien dat wij ons aan deze overeenkomst houden.

Het kantoor mag dat ook laten controleren, door zichzelf of door een onafhankelijke controleur die geheimhouding belooft. Dat kan hooguit één keer per jaar, of vaker na een datalek of als een toezichthouder daarom vraagt.

Het kantoor kondigt een controle minstens 30 dagen vooraf aan. Hij gebeurt tijdens kantoortijd en mag InvoiceStack niet verstoren. Ieder betaalt zijn eigen kosten.

Wil het kantoor bij het einde zijn logboek en audittrail hebben, dan vraagt het die op vóór het einde.

Wij wissen de gegevens van het kantoor 30 dagen na het einde van de overeenkomst, en na een proef 30 dagen na het einde van de proef. Dat geldt ook voor kopieën bij de diensten van artikel 5, voor zover wij die kunnen laten wissen.

Moeten wij gegevens van de wet langer bewaren, dan doen we dat alleen daarvoor.

Cijfers waarin geen persoon of bedrijf meer te herkennen is, blijven (artikel 2.7).

Op verzoek bevestigen wij per e-mail dat de gegevens gewist zijn.

Voor aansprakelijkheid geldt artikel 5 van de algemene voorwaarden. Een boete van de Autoriteit Persoonsgegevens betaalt ieder voor zijn eigen overtreding.

Zeggen deze overeenkomst en de algemene voorwaarden iets anders over persoonsgegevens, dan geldt deze overeenkomst.

Wij mogen deze overeenkomst veranderen zoals in artikel 10.1 van de algemene voorwaarden staat.

Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Een geschil leggen we voor aan de rechtbank Zeeland-West-Brabant.