Wat op een factuur ontbreekt, staat vaak in het contract: welk deel van de termijn rente is, tot wanneer het loopt, welke prijs is afgesproken. Koppel het contract of schema aan de klant, en InvoiceStack leest het mee bij elke factuur van die leverancier.
InvoiceStack zet de boeking als concept klaar in Visma eAccounting. Klopt iets niet met het contract, dan komt de factuur op let op met de reden erbij. Doorboeken blijft een klik van een mens.
Een contract, een aflossings- of leaseschema of een boekingsinstructie, als pdf, Word, Excel, csv, of als scan of foto.
Een beheerder koppelt het bestand aan de administratie van een klant, of aan één leverancier van die klant. Een medewerker kan het ook, als de beheerder hem het recht Contracten beheren geeft. Hangt het aan een leverancier, dan leest InvoiceStack het mee bij elke factuur van die leverancier, en nooit bij een andere. Bij elk bestand schrijf je in gewone taal wat InvoiceStack ermee moet doen, bijvoorbeeld "gebruik dit schema om rente en aflossing per termijn te bepalen".
Is het een scan zonder tekst, zoals een getekend contract, dan neemt InvoiceStack de tekst eerst over. Daarna werkt het als elk ander bestand. Bij het overnemen kan een cijfer verkeerd gelezen worden, dus kijk bij twijfel in het bestand zelf.
Bij een factuur gaat niet het hele bestand mee, alleen de regels waar het contract- of objectnummer van die factuur in staat. Wat er in het bestand staat, is een gegeven, geen opdracht: ook een instructie gaat nooit boven de controles van InvoiceStack.
Het zoekt de termijn op in het gekoppelde schema en rekent na dat rente plus aflossing het bedrag op de factuur is.
Op een leasefactuur staat één bedrag, maar in de boekhouding horen rente en aflossing op twee rekeningen. Het aflossingsschema weet hoe het zit. InvoiceStack zoekt het contract en de termijn op, aan het termijnnummer of aan de maand op de factuur ("termijn 17", "december 2026"), ook als er meer contracten op één factuur staan.
Rente plus aflossing moet uitkomen op het bedrag op de factuur, per regel en samen. Eén cent verschil mag, meer niet. Klopt de som niet, of staat de termijn niet in het schema, dan komt de factuur op let op in plaats van dat er iets aannemelijks wordt verzonnen. En lijkt een factuur op een leasetermijn die gesplitst had moeten worden maar werd hij het niet, dan is dat een stop.
Je test het met een factuur, voordat er een echte factuur langskomt.
Na het koppelen laat je InvoiceStack zelf de instructie opstellen: leverancier, contractnummer, looptijd, welke kolom rente en welke aflossing is, en op welke rekeningen ze horen. Daarna upload je een voorbeeldfactuur van die leverancier. Je ziet per regel welke termijn erbij hoort en hoe hij gesplitst wordt. Er gaat niets naar Visma.
Klopt het, dan bevestig je het, en volgende facturen worden net zo gelezen. Klopt het niet, dan zeg je in gewone taal hoe het wel moet ("december is termijn 15", "de rente hoort op een andere rekening"), test je opnieuw en sla je het pas op als het klopt.
Ja. Een contractpositie houdt per contract een getal bij dat met elke factuur verandert, zoals de restschuld, het afgenomen aantal of de termijnen die nog komen.
Je kiest de leverancier, het contract- of artikelnummer zoals het op de facturen staat, en schrijft in gewone taal wat er bijgehouden moet worden. Levert één leverancier meer artikelen, dan maak je per artikel een positie; elke positie telt alleen de regels met haar eigen nummer of naam. Bij elke factuur die erbij hoort, past InvoiceStack de stand aan. Bij elke wijziging staat waar die vandaan komt, en twijfelt InvoiceStack, dan verandert de stand niet. Met de hand corrigeren kan altijd.
Begin je halverwege het jaar, dan vul je de stand in op een peildatum. Kies of de telling doorloopt of per jaar, kwartaal of maand opnieuw begint. Posities, wijzigingen, perioden en prijsafspraken zijn als Excel te exporteren. Een stand is naslag: er gaat niets van naar Visma.
Met een einddatum en een opzegtermijn bij het contract stuurt InvoiceStack dertig en zeven dagen vóór de uiterste opzegdag een mail.
De uiterste opzegdag is de einddatum min de opzegtermijn. Aan wie de mail gaat, de beheerders, de klant of allebei, stel je per klant in. Op de werkvoorraad staat bij de klant dat er iets bij de contracten aandacht vraagt.
Je hoeft de data niet over te typen. Laat InvoiceStack het contract lezen, en het stelt het contractnummer, de ingangs- en einddatum, de opzegtermijn en het termijnbedrag voor. Je kijkt het na, past aan wat niet klopt en neemt het over. Zonder jouw klik wordt er niets aangemaakt.
Dan komt hij op let op, met de reden erbij.
Staat er bij het contract een termijnbedrag, bijvoorbeeld € 612,40 per maand, en is er meer gefactureerd, dan zie je het verschil. Een indexatie die niemand aankondigde valt zo op. Twee termijnen op één factuur herkent InvoiceStack als twee termijnen. Is de factuur van na de einddatum van het contract, dan ook let op: is het verlengd, of hoort de factuur er niet bij?
En andersom: blijft een termijn uit, dan zie je bij het contract en op de werkvoorraad dat er geen factuur binnenkwam. Vraag hem op, of zet het contract stop als het afgelopen is.
Het rekent elke factuur van die leverancier na tegen wat er is afgesproken.
Je legt per leverancier vast wat er geldt: een vaste prijs per eenheid voor een artikel, of een korting op de brutoprijs. InvoiceStack leest per regel het aantal, de prijs en de korting af, en de code rekent na wat het had moeten zijn. Duurder dan afgesproken of een korting die ontbreekt: let op, met verwacht, gefactureerd en het verschil. Goedkoper: alleen een aantekening.
Een staffel kan op twee manieren tellen. Op het aantal op de factuur, bijvoorbeeld vanaf 100 stuks een lagere prijs. Of op wat er dit jaar al is afgenomen, en dat aantal houdt InvoiceStack zelf bij uit de facturen. Je kiest ook of het hele aantal de prijs van de bereikte staffel krijgt, of dat elke schijf een eigen prijs heeft: de eerste 1.000 tegen de ene prijs, alles daarboven tegen de volgende. Gaat een factuur over een grens heen, dan rekent InvoiceStack de delen apart.
Een bonus achteraf, zoals een creditnota bij een jaaromzet boven een drempel, wordt verwacht zodra de drempel gehaald is. Komt de creditnota niet binnen de afgesproken termijn, dan zie je dat. Staan de afspraken in een gekoppeld contract, dan laat je ze voorstellen en neem je over wat klopt.
Het zegt niets op, verlengt niets en tekent niets.
InvoiceStack signaleert: een opzegdag die nadert, een termijn die uitblijft, een prijs die niet klopt. Wat je daarmee doet, beslis je zelf. Een afwijking van het contract is let op, geen stop: een stop is voor fraude, zoals een IBAN dat niet klopt met de crediteur. En definitief boeken is altijd een klik van een mens, ook als alles groen is.
Een pdf, een Word-bestand (docx), een Excel-bestand (xlsx of xls), een csv, of een scan of foto (jpg of png), tot 25 MB per bestand. Een scan zonder tekst neemt InvoiceStack eerst over; kijk bij twijfel in het bestand zelf.
Een beheerder, en een medewerker aan wie de beheerder het recht Contracten beheren geeft, voor alle klanten of per klant. Dat recht staat standaard uit en is weer in te trekken. Alles wat er gekoppeld, gewijzigd of verwijderd wordt, komt in de audittrail, met wie het deed.
Nee. Bij een factuur gaan alleen de regels mee waarin een contract- of objectnummer van die factuur staat, of de pagina's van een contract dat aan die leverancier hangt.
Nee. InvoiceStack stuurt dertig en zeven dagen vóór de uiterste opzegdag een mail. Opzeggen doe je zelf.
Hij komt op let op, met de reden erbij: duurder dan afgesproken, een korting die ontbreekt, een hoger termijnbedrag of een factuur na de einddatum. Een stop is voor fraude, zoals een afwijkend IBAN. Doorboeken blijft altijd een klik van een mens.
Nee. Telt de staffel op wat er dit jaar is afgenomen, dan houdt InvoiceStack dat aantal zelf bij uit de facturen van die leverancier. Telt hij op het aantal op één factuur, dan is er niets bij te houden.
Op je eigen administraties. Een nieuw kantoor begint in droogloop: InvoiceStack zet niets klaar tot de beheerder dat bewust aanzet.