Inkoopfactuur­verwerking, geautomatiseerd.

Ook het werk dat niet op de factuur staat

Overtypen is het makkelijke deel. Dit is wat er daarna nog moet gebeuren voordat de cijfers kloppen — en wat InvoiceStack alvast voorbereidt.

• Transitorische kosten en de jaargrens

  Een jaarabonnement, een verzekeringspremie, een onderhoudscontract: de factuur komt in één keer, de kosten horen bij twaalf maanden. InvoiceStack leest de periode van de factuur en zet de verdeling bij het concept; Visma maakt daarna zelf zijn maandboekingen. InvoiceStack boekt dus geen memoriaal.

  Meer details

  Staat standaard uit. Je kantoor zet hem om, kiest de tussenrekening en een drempel — honderd euro verdelen is meer werk dan het waard is. Een factuur met een verdeling komt altijd op let op.

  Bij de jaarafsluiting download je per klant als Excel-bestand wat over de jaargrens loopt: kosten van dit jaar die pas later gefactureerd zijn, kosten die dit jaar betaald zijn maar bij een later jaar horen, en facturen dicht bij de jaargrens om na te lopen. Dat werkt ook als de verdeling uit stond: dan haalt InvoiceStack de periode uit de regeltekst. Wat wel transitorisch is doorgeboekt, filter je er met één vinkje uit. Zonder herkenbare periode wordt niets verzonnen.

  Alles over transitorische kosten

• Contracten en schema's

  Koppel een contract, een aflossings- of leaseschema of een boekingsinstructie aan de administratie of aan één leverancier. Bij elke factuur van die leverancier leest InvoiceStack het mee.

  Meer details

  Daarmee kan InvoiceStack meer dan de factuur alleen: de juiste termijn erbij zoeken, rente en aflossing splitsen, en per contract een positie bijhouden: hoeveel er is afgenomen, of hoeveel er nog openstaat.

  Begin je halverwege, dan vul je de huidige stand in met een peildatum; facturen tot die datum tellen niet nog eens mee. Kies of de telling doorloopt of per jaar, kwartaal of maand opnieuw begint; de eindstand van elke periode blijft bewaard. Posities, mutaties en perioden zijn als Excel te exporteren.

  Klopt de som niet of is de termijn niet terug te vinden, dan gaat de factuur op let op in plaats van dat er iets aannemelijks wordt verzonnen.

  Alles over contracten en schema's

• Btw die niet zomaar terug mag

  Kantine, representatie, relatiegeschenken, buitenlandse btw: of je de btw mag terugvragen hangt aan de rekening en het land, niet aan de leverancier. InvoiceStack boekt het per klant zoals jij het instelt, en aan het eind van het jaar download je per klant wat er gecorrigeerd of teruggevraagd moet worden.

  Meer details

  Per klant stel je per rekening in: de btw niet terugvragen, of wel terugvragen met [BUA] in de regeltekst. Alle BUA-regels van een jaar exporteer je als Excel-bestand, met wat er gekocht is en hoeveel btw er in aftrek is gebracht: de basis voor de correctie bij de laatste aangifte.

  Buitenlandse btw is in Nederland niet aftrekbaar en gaat standaard op de kosten. Vraagt de klant hem terug, dan kies je een eigen rekening en zet InvoiceStack de buitenlandse btw daar apart op. Aan het eind van het jaar exporteer je dat overzichtelijk vanuit InvoiceStack: per land elke factuur met btw-nummer, grondslag en btw, als basis voor het teruggaafverzoek.

  Alles over btw: verlegd, buitenlands en BUA